Decydując się na outsourcing informatyczny decydujemy się na stałą dłuższą współpracę z firmą świadczącą takie usługi zatem wybór usługodawcy powinien być dobrze przemyślany.

Powinniśmy zatem zrobić wcześniejsze rozeznanie w branży outsourcingowej, by ostatecznie wybrać firmę, która będzie w stanie zapewnić nam usługi na najwyższym poziomie. Zwróćmy szczególną uwagę na to, by wybierana firma była wyspecjalizowana w realizacji zadań z obszaru, który chcemy powierzyć jej do wykonania.
Podstawą do zdefiniowania dziedzin oraz zadań do realizacji w trybie outsourcingu usług informatycznych jest zdefiniowanie core business. Są to podstawowe funkcje i misje biznesu, w których tkwi prawdziwy potencjał i wartość firmy. Najważniejsze strategiczne funkcje powinny zostać w firmie i nie należy ich powierzać usługodawcy, nawet jeśli jest to sprawdzona i znana na rynku firma. Można natomiast przekazać w business process outsourcing funkcje wspomagające główną strategię.
Kolejną sprawą przy zlecaniu zadań i funkcji w outsourcing IT jest odpowiednie podejście do usług outsourcingowych. Należy od razu zdać sobie sprawę z tego, że umowa podpisana na outsourcing usług informatycznych nie jest umową zleceniem. Outsourcing informatyczny jest działaniem zwykle długoterminowym i wytwarza między usługodawcą oraz jego klientem specyficzną więź na zasadzie partnerskiej współpracy. Dlatego tak naprawdę klient nie jest tu prawdziwym klientem w pełnym tego słowa znaczeniu lecz równorzędnym partnerem. W takiej formie współpracy występują zdecydowanie bardziej skomplikowane i mocniejsze powiązania, a z wzajemnego porozumienia obydwie strony zawsze wychodzą zwycięsko, z równorzędnym sukcesem.

Outsourcing informatyczny i korzyści biznesowe:
• niższe koszty operacyjne - outsourcing usług informatycznych świadczony przez zewnętrzną firmę jest tańszy, gdyż ceny takich usług są zawsze tańsze, jeżeli są świadczone przez podmioty, które specjalizują się w takiej działalności. Wynika to z faktu, że firma informatyczna oferująca outsourcing IT lepiej wykorzystuje swoją kadrę pracowników oraz infrastrukturę od świadczenia usług w dość wąskim zakresie lecz na dużą skalę. Najprościej posłużyć się tu przykładem - wystarczy wyobrazić sobie czas i koszt związany z napisaniem własnego systemu operacyjnego takiego jak Linux lub Windows i koszt ten porównać z ceną gotowego systemu, który można zakupić w sklepie
• krótszy czas wykonania - firma otrzymująca zlecenie na outsourcing informatyczny jest zobowiązana wykonać poszczególne zlecenia w ustalonym terminie i jest w stanie tego dokonać, wykorzystując swoje doświadczenie w branży, wiedzę oraz profesjonalizm wypracowane oraz nabyte dzięki dłuższej działalności w branży business process outsourcing,
• wyższa jakość usług - ten aspekt jest niejako uogólnieniem wszystkich zalet outsourcing solutions. Firma wyspecjalizowana w pewnym rodzaju działalności poświęca zwykle zdecydowaną większość dochodów na dalszy rozwój infrastruktury oraz dokształcanie kadry pracowników. Obsługuje dzięki temu wiele różnych podmiotów, przy czym jednostkowy koszt przypadający na obsługiwany podmiot jest niższy. Dzięki temu firma oferująca np. business process & data center outsourcing staje się bezkonkurencyjna, jeśli chodzi o jakość i cenę świadczonych usług,
• elastyczność na większym poziomie - decydując się na outsourcing informatyczny zapewniacie sobie Państwo większą elastyczność w możliwości ustalania rozwoju firmy pod względem informatycznym. Przy konsultacji z firmą decydujecie Państwo o kierunku jej rozwoju, przeznaczonych na to kosztach. Dzięki temu nie musicie się Państwo martwić o to czy dopiero co zakupione oprogramowanie lub stworzony data center przestanie być użyteczne np. za 3 lata. Korzystając z datacenter outsourcing firma outsourcingowa jest zawsze w posiadaniu narzędzi oraz oprogramowania dopasowanego do działalności Twojej firmy,
• kontrola kosztów - outsourcing solutions, czyli rozwiązania outsourcingowe są określane szczegółowymi umowami o z góry określonych zasadach. Dzięki temu wiemy z góry jakiego rzędu są wydatki związane na obsługę firmy od strony informatycznej i nie będą się one zmieniać niespodziewanie w trakcie. W przypadku działań "na własną rękę" nigdy nie możecie Państwo w 100-procentach przewidzieć czy np. wydatki na oprogramowanie lub zatrudnionych pracowników nie będą musiały wzrosnąć.

Popularne obszary w outsourcingu

Do najpopularniejszych obszarów działalności, które są zlecane zewnętrznym firmom outsourcingowym (nie tylko informatycznym) zaliczamy:
• zarządzanie dokumentami, raportami, wydrukami itp.,
• administracja systemów informatycznych i szeroko pojęta obsługa w obszarze informatycznym (udostępnianie serwerów, oprogramowania itp.),
• administracja baz danych (data center outsourcing),
• administracja funkcji kadrowych (kontrola pracowników, dokumentacja itp.),
• outsourcing w obsłudze klienta,
• finanse i rachunkowość (kontrola finansów firmy, prowadzenie dokumentacji, tworzenie raportów, kontrola procesów biznesowych związanych z finansami (business process outsourcing) itp.),
• podatki, rozliczenia podatkowe, wypełnianie dokumentów itp.,
• outsourcing usług zaopatrzeniowych,
• organizacja szkoleń (szkolenia branżowe, tematyczne),
• zarządzanie środkami trwałymi (dbanie o maszyny i urządzenia, prace konserwacyjne).

Badania nt. outsourcingu

Global Future Forum wraz w firmą Unisys opublikowało raport na temat przyszłości firm i znaczenia outsourcingu usług informatycznych oraz usług obejmujących również inne obszary działalności przedsiębiorstw. Z raportu wynika, że rola outsourcingu i współpracy przedsiębiorstw z firmami outsourcingowymi będzie wzrastać systematycznie w najbliższych latach. Prognozuje się, że tzw. outsourcing solutions będą jedynym sposobem dla firm by sprostać stale rosnącym wymaganiom rynków. Jednak z tego samego raportu wynika także, że firmy będą kładły większy nacisk na elastyczność, jaką niesie ze sobą korzystanie z usług outsourcingowych. Mniejsze znaczenie będą kładły na zmniejszanie kosztów funkcjonowania. Zdaniem prawie 90% ankietowanych biorących udział w badaniach GFF duże przedsiębiorstwa będą w większości korzystały usług outsourcingu IT i będą miały formę sieci partnerów oraz dostawców. Znaczna większość 92% ankietowanych członków kadr zarządzających będzie stawiać na obsługę klientów. Również dla większości badanych szczególne znaczenie będzie miała elastyczność firmy oraz jej zdolność do dostosowania się do wchodzących na rynki trendów.

Od kilku lat obserwowana jest ewolucja, która zmierza w kierunku wypracowania nowego modelu biznesowego. Wobec rosnących oczekiwać klientów firm, outsourcing informatyczny czy też outsourcing telekomunikacyjny oraz każdy inny jest dla tych firm najlepszą szansą na przetrwanie, wybicie się i zapanowanie na rynku. Być może w niedługim czasie będzie to jedyny sposób by sprostać wymogom klientów oraz wymogom dyktowanym przez rozwijające się rynki i konkurencję.

Źródło: www.outsourcinginfo.org, inf. wł.